Rédiger un email professionnel

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En complément de l’article relatif aux bonnes pratiques de l’email professionnel, voici quelques conseils pour bien rédiger un email professionnel

Définition de l’objectif de communication

Avant de se lancer dans la rédaction d’un email il est important de définir clairement l’objectif de communication. Cela orientera la sélection et l’organisation des idées dans le corps du message.

L’objectif de communication doit être unique, clair et direct :

  • A un email correspond un seul et unique objectif de communication. S’il y a 2 objectifs, il doit y avoir 2 emails.
  • il ne faut pas multiplier les idées inutilement, ou se perdre en détails.
  • L’objectif de communication doit apparaître clairement, soit au début de l’email, soit en conclusion.

Quelques exemples d’objectifs concrets :

  • Transmission d’une information,
  • Demande d’information, demande de devis, demande de réservation,
  • Passation/modification/annulation d’une commande,
  • Annonce d’un délai, d’un problème de livraison,
  • Envoi d’un document (fiche technique, support marketing, devis, facture, …)
  • Accuser réception d’une information, d’un document, d’une commande,
  • Proposition d’offre commerciale, de rendez-vous
Email pro - Rédaction
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Conseils généraux de rédaction

Après avoir défini l’objectif de communication, les efforts doivent porter sur la rédaction du corps du message, qui doit répondre aux exigences suivantes :

  • Précision : le message doit contenir tous les éléments nécessaires et suffisants pour permettre au(x) destinataire(s) d’interagir.
  • Concision : Un message trop long perd en efficacité, il convient donc de faire au plus court et d’éviter toute idée superflue.
  • Clarté : Les phrases doivent être courtes et simples, avec un vocabulaire précis et sans jargon technique.
  • Neutralité : Il faut éviter tout ce qui relève de l’« affectif » (humour, colère, …). De même, l’utilisation des émoticons est à proscrire.
  • Structuration : Les idées doivent s’enchainent logiquement, selon un plan structuré (ex. Constat / Raisons / Solution). A chaque idée, correspond un paragraphe.

Ce dernier point peut faire l’objet d’une réflexion plus approfondie, car l’organisation des idées dépend en grande partie de l’objectif de communication.

L’organisation des idées

Afin de faciliter la rédaction des emails, on peut utiliser le modèle « PAIx » (Apport théorique de Michelle FAYET, consultante en communication), qui synthétise les objectifs de communication en les réduisant à 4 cas généraux :

  • P : problème soulevé (+ Explication)
  • A : action demandée (+ Justification)
  • I : information donnée (+ Conséquences)
  • X : regroupements : P+A, I+A

A partir de ce modèle, il devient facile d’organiser ses idées et de bien structurer son message. Voici quelques exemples :

Exemple 1 : P

  • Problème soulevé : Il y a un retard de …
  • Explication : En effet, nous avons …

Exemple 2 : A

  • Action demandée : Pouvez-vous m’envoyer le devis de ….
  • Justification : cela me permettra de …

Exemple 3 : I

  • Information donnée : Nous avons réalisé nos objectifs …
  • Conséquences : Donc, il y aura …

Exemple 4 : P+A

  • Problème : J’ai constaté un dysfonctionnement au niveau de …
  • Explication : Cela est dû à ….
  • Action de demandée : Pouvez-vous par conséquent faire …

Exemple 5 : I+A

  • Introduction : Bonjour Madame,
  • Information donnée : Je vous informe de la mise en place de …
  • Conséquence : cela va améliorer …
  • Action demandée : Il faudra dorénavant utiliser le modèle que vous trouverez en pièce jointe
  • Conclusion : Cordiales salutations,

Page 2 : Formules usuelles de l’email pro

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