Les bonnes pratiques de l’email professionnel

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L’email, ou courrier électronique, est un outil de communication privilégié en entreprise. Voici article rappelant les principes et les règles essentielles de l’email professionnel.

Les principes de l’email

Principales caractéristiques

Il existe de nombreux canaux de communication disponibles en entreprise, chacun ayant ses particularités. On les distingue selon leurs caractéristiques : interne/externe, ascendant/descendant, proche/distant, oral/écrit, synchrone/asynchrone, bidirectionnel/multidirectionnel, discursif/dialogique, …

Voici les principales caractéristiques de l’email :

Un moyen de communication écrit

L’email est par définition un écrit. Il laisse donc des traces : dans les boites email de l’émetteur et du récepteur, mais aussi au niveau du serveur de l’entreprise. L’envoi est donc définitif et ne peut être annulé.  L’email peut faire office de preuve ; à charge ou à décharge. C’est pour cela que son utilisation requiert prudence et mesure.

Un moyen de communication à distance

L’essor des technologies de communication, en particulier avec l’avènement de l’informatique et de l’internet, a transformé en profondeur la communication de l’entreprise, et permet aujourd’hui de s’émanciper des distances. Ainsi on peut rapidement et aisément communiquer avec des collègues sur un autre site, ou des clients à l’étranger. Mais en l’absence de distance entre les interlocuteurs, il est préférable de communiquer en présentiel.

Un moyen de communication asynchrone

Les destinataires reçoivent le message après son émission. Le délai de prise de connaissance est variable, car on ne consulte pas à chaque instant sa boite email. Le différé de communication est intéressant pour des interlocuteurs qui ne sont pas disponibles au même moment (exemple : décalage horaire). Mais il vaut mieux transmettre les messages urgents à l’oral.

Un moyen de communication multidirectionnel

L’email permet de s’adresser tant à un seul qu’à de très nombreux interlocuteurs. En ce sens, c’est moyen très efficace pour s’adresser à de nombreux interlocuteurs, quelles que soient leur distance et leur disponibilité. Techniquement, les champs « cc » et « cci » offrent des possibilités de différenciation des destinataires.

Un moyen de communication davantage discursif que dialogique

L’email permet essentiellement de communiquer de façon discursive, c’est-à-dire de transmettre un message structuré, d’ordre cognitif (information donnée/demandée) ou conatif (action demandée). Dans une moindre mesure il permet le dialogue et les échanges, mais pas aussi bien qu’un entretien en face-à-face, au téléphone ou même un outil de « chat online » (discussion en ligne).

Email pro - Bonnes pratiques
Email pro – Bonnes pratiques

Cas d’utilisation : Quand choisir l’email ?

En entreprise on sélectionne le canal de communication en fonction de ses caractéristiques. L’objectif visé est l’efficacité. Pour bien choisir, il est important d’être conscient des libertés et des limites qu’offrent chacun des canaux.

Email VS autres canaux de communication

Voici un tableau comparatif des caractéristiques de 4 canaux de communication très utilisés en communication professionnelle : l’email, le téléphone, la réunion, l’entretien en face-à-face.

EMAIL TELEPHONE REUNION ENTRETIEN
Ecrit Oral Oral Oral
Distant Distant Proche Proche
Asynchrone Synchrone Synchrone Synchrone
Multidirectionnel Bidirectionnel multidirectionnel Bidirectionnel
Discursif Dialogique Discursif Dialogique

Article complémentaire : choisir le bon canal de communication

Cas d’utilisation de l’email

L’email est donc à privilégier dans les cas suivants :

  • Besoin de conserver une trace de la communication
  • Destinataires nombreux, distants, non disponibles
  • Message de nature discursive et non urgent

Ainsi, et contrairement aux habitudes en entreprise, il faut utiliser l’email avec parcimonie et privilégier la voix quand cela est possible (Téléphone, réunion, entretien)

Page 2 : règles essentielles de l’email pro

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